BeOne, nuovo modulo per agenti marittimi e portuali

La Suite di BeOne di Nova Systems si arricchisce del nuovo modulo “Shipping Agency”, dedicato agli agenti marittimi e portuali che operano nel settore delle navi porta container. Grazie all’ultima innovazione di Nova Systems la gestione operativa e contabile dell’agenzia marittima è facile e immediata.
“Con il modulo “Shipping Agency” è possibile ottenere l’emissione di polizze, freight account e di tutti i manifesti previsti secondo l’operatività dell’agenzia. BeOne consente inoltre di analizzare costi e ricavi per singolo viaggio-nave e compagnia, dossier, polizza e gestione delle spese e degli incassi a fronte della gestione del conto esborsi”, spiega il Chief Software Architect Riccardo Tarocco.

AGENTI PORTUALI

Una parte del modulo è stata ideata in base alle esigenze degli agenti portuali, che si occupano della gestione dell’attracco della nave al porto e della sua ripartenza. BeOne consente di gestire la nave e i conti esborsi, ovvero il conteggio di ciò che l’agente portuale anticipa per conto dell’armatore. “Queste spese possono essere calcolate come importi previsionali, tramite delle apposite tariffe, per essere successivamente consuntivate all’arrivo della fattura del fornitore. Alla chiusura del conto esborsi,  l’agente portuale genera una fattura verso l’armatore a saldo dell’attività svolta. Tutto questo è integrato con il modulo della contabilità, con BeOne e-invoice e con il controllo di gestione”, evidenzia Tarocco.

AGENTI MARITTIMI

BeOne Shipping Agency è stato realizzato inoltre per assecondare le attività operative degli agenti marittimi, che agiscono in nome e per conto delle compagnie marittime. “Il software consente di tracciare l’intero viaggio nave dal suo arrivo al porto fino alla sua ripartenza. BeOne è multifiliale e multi-compagnia. A fronte di una singola nave, l’ERP può gestire più compagnie marittime concaricate sulla stessa nave, sia all’imbarco che allo sbarco, e merci in uscita o in entrata da destinazioni differenti”, annota Tarocco.

BeOne permette di gestire i container all’imbarco, allo sbarco e in transhipment, che verranno caricati verso una destinazione finale differente. Possiamo ora tracciare il contenitore che transita presso il porto. Si registra il dossier in arrivo con una nave e poi si mette in partenza su una nave differente. “Il software implementa inoltre specifiche funzionalità, che permettono il rapido inserimento del dossier agenziale e di tutti i suoi container permettendo anche la contestuale creazione dell’ordine di posizionamento. Il software permette di ottimizzare la disposizione al carico dei container sia in termini economici che contrattuali, permettendo anche di rispettare i limiti di carico imposte dalle compagnie per le varie destinazioni”.

Il gestionale per le shipping agency è integrato con la contabilità, il controllo di gestione e molto altro ancora

Con BeOne è possibile emettere polizze marittime (Bill of Lading e Waybill), o di servizio (House Bill of Lading) multicontainer e multi-dossier. Un’altra funzionalità disponibile in BeOne è quella relativa all’emissione del freight account. Così è possibile calcolare in modo automatico i freight account a fronte di specifiche tariffe inserite per ogni singolo cliente. Sempre attraverso il modulo Shipping Agency possono essere emessi svariati documenti d’agenzia, quali: 

• i freght statement,
• i freight manifest,
• gli unfreight manifest,
• i cargo manifest.

La gestione dei freight account è integrata con il modulo contabile BeOne, permettendone la contabilizzazione automatica.

BeOne Shipping Agency è pensato anche per dialogare telematicamente con: altri agenti marittimi, con le compagnie marittime, con i terminal container, con i clienti ed altri soggetti coinvolti nella quotidiana operatività dell’agenzia.

Questo aspetto presuppone l’invio automatico di:

• polizze, dossier, manifesti, delivery order, ordini di posizionamento,
• istruzioni doganali verso altri operatori doganali, le autorità portuali, o verso altri agenti marittimi e portuali,
• compagnie marittime, terminal container o altri soggetti esterni come clienti, trasportatori, operatori doganali etc.

“L’agente marittimo ha inoltre la possibilità di ricevere informazioni dai terminal container, tra cui data e ora di uscita del container, numero identificativo dell’unità di carico, sigilli apposti e VGM”.

FORWARDING AGENT

BeOne Shipping Agency permette inoltre di operare con compagnie marittime con cui si ha un contratto di Forwarding Agent. Il soggetto economico ha un proprio bilancio autonomo rispetto alla compagnia di navigazione di cui è agente in senso stretto.

Data: 01-04-2019